Notes待辦作業通知轉寄說明

軟體組 邱炯訓專員　　

　　為提升文書處理效率，並響應環保，減少紙張用量，本校各項公文作業正陸續由傳統書面傳簽作業轉換至 Notes 系統傳簽。此項作業的推展，將更快速便捷，也易於進行各項文書處理紀錄之時效追蹤與查核。

　　使用 Notes 系統必須於個人電腦上安裝 Notes 用戶端軟體，且變更相關網路設定。由於牽涉到部份系統專業知識，無法直接由教職員們自行處理安裝設定作業；且基於教學、研究等用途需要，同仁們的電腦並不是都適合安裝 Notes 軟體。因此，目前各單位皆會於公用電腦上安裝Notes系統，以供同仁們共同使用。然而，倘若同仁未在自己電腦上安裝 Notes 軟體或透過公用電腦定期登入 Notes 系統查看待辦作業通知，往往容易錯失文件處理時效，也會導致各項簽辦案件延遲處理異常數量遽增。但若要求同仁們每日登入 Notes 系統察看是否有待辦作業，不僅增加同仁們作業負擔且浪費同仁們寶貴的時間。因此，為便利同仁隨時掌握各項案件簽辦通知以減少延遲處理異常，資訊中心協調總管理處系統組開放 Notes 待辦作業通知轉寄功能，可透過此功能將 Notes 系統的訊息通知轉寄至本校教職員信箱，同仁們於本校教職員信箱接獲轉寄通知後，再登入 Notes 系統進行處理即可。

　　資訊中心目前已將此項待辦作業，通知轉寄功能的詳細設定步驟，製作為動畫教學檔，請各位同仁參考下列網址操作：http://www.is.cgu.edu.tw/portal/manual/notes_mail.swf。

　　為配合完成相關 Notes 系統轉寄設定，請於接獲待辦作業通知後，儘速登入 Notes 系統進行處理。